Van munten naar cashless 20% meer omzet voor Carnavalsvereniging De Bultruters

Carnaval bij C.V De Bultruters is een begrip in de regio. Met een grote optocht, spetterende feesten en een uitgebreide programmering is het een evenement waar het hele jaar naartoe wordt gewerkt. Maar hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt, vooral als het gaat om betalingen? Ilona, bestuurslid van C.V De Bultruters, vertelt over de overstap naar een cashless betaalsysteem, hoe de met cash betalende bezoeker nog steeds gewoon met cash kon betalen en de voordelen die dit met zich meebracht.

Voorheen werkten C.V De Bultruters met fysieke munten, maar dat bracht de nodige uitdagingen met zich mee. “Mensen raakten hun munten kwijt of hielden er te veel over,” vertelt Ilona. “Daarnaast zorgde het wisselen van contant geld voor lange rijen en extra werk voor onze vrijwilligers.” Om die redenen koos de vereniging ervoor om over te stappen op een digitaal betaalsysteem, waarbij cash op balanspassen kon worden gezet.

Hoewel een verandering in betaalmethodes altijd even wennen is, werd het nieuwe systeem goed ontvangen. “Mensen hoefden niet meer in de rij te staan” zegt Ilona. “We hebben vooraf duidelijk gecommuniceerd hoe het werkt.” Tijdens de eerste evenementen merkten we dat mensen het snel oppikten en er meer bestellingen werden gedaan.

Een van de eerste grote evenementen waarbij het nieuwe betaalsysteem werd gebruikt, was een bingoavond met ruim 420 gasten. “Omdat we nu digitaal werkten, konden mensen blijven zitten en hun drankjes aan tafel bestellen. Dat maakte het een stuk prettiger voor zowel de bezoekers als de vrijwilligers.”

Dit jaar zag het betaalproces er voor de bezoekers anders uit dan voorgaande jaren. “Voorgaande jaren moesten bezoekers naar de bar komen en daar met munten betalen wanneer ze een drankje wilden bestellen. Dat zorgde voor rijen aan de bar en meer druk op onze vrijwilligers. Dit jaar konden bezoekers lekker blijven zitten aan hun tafel en werden ze door onze vrijwilligers aan tafel bediend.

Met Paytree’s mobiele pinapparaten werd aan tafel de bestelling opgenomen, waarna direct kon worden afgerekend bij de vrijwilliger. Ondertussen werd er in de keuken of aan de bar een bon geprint op tafelnummer en pakten andere vrijwilligers de bestelling en de uitgifte van de bestelling op. Super efficiënt en tijdbesparend dus. Dat zagen we ook terug in de omzet, die in vergelijking tot vorig jaar maar liefst 20% hoger is uitgevallen.”

De overstap naar digitaal betalen had niet alleen voordelen voor de bezoekers, maar ook voor de financiële administratie van C.V De Bultruters. “We zagen direct dat de omzet steeg.” Mensen konden sneller bestellen en er hoefde geen grote voorraad munten meer te worden beheerd, wat de administratieve afhandeling aanzienlijk vereenvoudigde.

Carnavalsvereniging C.V De Bultruters bestaat al meer dan 43 jaar en is ontstaan uit een initiatief van een kroegeigenaar die een jaarlijks feest wilde organiseren. Inmiddels is de vereniging uitgegroeid tot een belangrijke speler in de carnavalsviering, met naast carnaval ook andere evenementen zoals een zeskamp en activiteiten om extra inkomsten te genereren.

Volgens Ilona is het succes van C.V De Bultruters te danken aan de sterke samenwerking binnen de vereniging. “Iedereen werkt met ontzettend veel enthousiasme om er een geweldig feest van te maken. Het is mooi om te zien hoe we blijven groeien en vernieuwen, en het cashless betaalsysteem is daar een perfect voorbeeld van.”

Met de keuze voor Paytree Payment Solutions als betaaloplossing heeft C.V De Bultruters een belangrijke stap gezet in de verdere professionalisering van hun evenementen. De keuze voor gebruikmaking van balanspassen is daarnaast een ideale manier om het risico op foutmarges en fraude aanzienlijk te verkleinen en de efficiëntie en snelheid van betalingen te vergroten, terwijl je bezoekers die cash willen blijven betalen met open armen kunt blijven ontvangen.