Oerrock Festival Succesvol Muziekfestival met Strakke Betaaloplossingen

Het is donderdagochtend, 10.30 uur. Met een verse kop koffie bereid ik me voor op een Teams-gesprek met Kees-Jan Dijk, penningmeester van Oerrock Festival dat sinds enkele jaren met Paytree Payment Solutions werkt. Een paar dagen geleden hebben we elkaar voor het eerst ontmoet op het bruisende festival, waar ik Kees-Jan met Van Dik Hout en een feestende menigte op de achtergrond bovenop de bar dirigeerde voor een goed shot.

Ik vraag Kees-Jan naar zijn ervaring met het festival, waar Paytree het volledige betaalsysteem verzorgde:

“Alles verliep soepel. We werken al enkele jaren met Paytree. Dat bevalt erg goed. We hebben dankzij; het glasvezelnetwerk ende dubbele sim-kaart in de door Paytree geleverde hardware geen pinstoringen gehad, de doorstroom aan de bars was goed en het team van Paytree was altijd in de buurt om direct support te kunnen bieden als dat nodig was. We hebben bij onze bars echter geen problemen ervaren. Ik kan dus wel stellen dat de betalingen echt vlekkeloos verliepen.”

Kees-Jan is sinds 2004 betrokken bij Oerrock Festival. Destijds trok het Friese muziekfestival zo’n 15.000 bezoekers over een weekend, maar inmiddels is het uitgegroeid tot een evenement dat maar liefst 50.000 bezoekers in een weekend verwelkomt. Deze enorme groei vraagt om een efficiënte en betrouwbare financiële administratie.

Kees-Jan: “Pinnen is de toekomst.”

Zoveel bezoekers vraagt om een strak financieel beheer en inzicht. Kees-Jan, naast penningmeester bij Oerrock ook financieel controller in de luxe jachtbouw, koos drie jaar geleden voor de betaaloplossing van Paytree Payment Solutions.

“Pinnen is de toekomst,” aldus Kees-Jan, “we zien duidelijk dat er steeds meer gepind wordt en munten steeds minder gekocht worden. Als munten al gekocht worden, zie je dat zodra ze opraken mensen uiteindelijk toch wel overstappen op pinnen aan de bar. Dat zie je terug in de toename aan pinbetalingen naarmate de avond vordert. Daarom zijn we in 2022 begonnen met de implementatie van het Paytree-pinsysteem.”

Lees meer over Hybride betalingen betalingen op Festivals, Evenementen in de Horeca

De implementatie van het Paytree-systeem verliep volgens Kees-Jan probleemloos:

“Voor ons is het belangrijk dat het systeem eenvoudig te bedienen is door de barmedewerkers, aangezien er duizenden bezoekers naar het festival komen. De betalingen moeten snel afgehandeld kunnen worden. Het systeem van Paytree voldoet hieraan; het is super simpel in gebruik. Ik werk weleens in een voetbalkantine met een soortgelijk systeem, maar dat heeft veel meer productgroepen. Bij Paytree kun je het zo instellen dat er bijvoorbeeld maar vier productgroepen zijn om uit te kiezen. Dat werkt veel sneller.”

Naast de eenvoud en snelheid biedt het Paytree-systeem ook voordelen voor het management van Oerrock Festival:

“Ik kan per bar in het real-time dashboard live zien welke omzet er wordt gedraaid en hoe druk het per bar is. Vervolgens overleg ik mijn bevindingen met het barteam dat de drank en voorraad regelt. Daarnaast kunnen we heel handig in een oogopslag zien wat de BTW-verhouding hoog-laag is qua omzet.”

Ik vraag Kees-Jan hoe bezoekers reageerden op de integratie van het cashless betaalsysteem, drie jaar geleden.

Kees-Jan: “De reacties zijn prima; het barpersoneel is erg enthousiast en van bezoekers horen we eigenlijk niets bijzonders. De snelheid is een groot voordeel voor het barpersoneel en de druk bij de muntkassa’s neemt af. Bezoekers hebben sneller hun drankje en kunnen weer van de optredens genieten.”

“De veiligheid van pinbetalingen is voor de bezoekers ook geen probleem; ze zijn inmiddels wel gewend aan pinbetalingen met kaart of telefoon en misschien helpt het ook wel dat we in aanloop naar het festival via de socials en e-mail nog wat voorlichting geven over de veiligheid van pinnen aan de bar.”

Het Oerrock Festival heeft duidelijk geprofiteerd van de betaaloplossing van Paytree, die heeft bijgedragen aan een soepel en efficiënt festivalverloop."