Ruim 21.000 muziekminnende bezoekers bezochten afgelopen zomer op een prachtig festivalterrein midden in de natuur het Emmense Hello Festival. Er werd genoten van goed gezelschap, de beste optredens van onder andere Froukje en DI-RECT en van een hapje en drankje aan de bars en food trucks. Hello is al jaren een succesvol festival dat nog steeds flink in de lift zit. Dat betekent dat de organisatie haar evenementbeheer uitstekend op orde heeft. Hoe ze dat doen? Paytree ging in gesprek Wim Beekman (No Limit Events): initiatiefnemer en medeorganisator van het Emmense festival aan de Grote Rietplas.

Het is een bewolkte dag op kantoor wanneer Paytree intunet op Teams voor een gesprek met Wim. We spraken Wim een paar weken daarvoor op Hello, waar onze marketingmedewerker kennis met hem maakte en een paar foto’s van Wim maakte voor bij zijn interview.  Wim komt online; hij is net wezen suppen in Sardinië, waar hij na de drukte van Hello met zijn vrouw geniet van een welverdiende vakantie. 

Wim: “Paytree’s mobiele devices verhoogden de doorstroom en omzet door transacties sneller af te handelen.” 

Paytree: Hi Wim! Fijn dat je tijd hebt om even te bellen. Ik wil natuurlijk alle weten over hoe jullie afgelopen Hello Festival is verlopen, maar laten we even teruggaan naar de oorsprong van het Emmense festival.

Wim: We zijn in 2002 begonnen met de organisatie van een feestje van verschillende zaalvoetbalclubs in de regio. Ik huurde daarvoor de plaatselijke discotheek Boogiebar in Emmen af en we startten toen met 1.100 man aan bezoekers. Betalingen verliepen toen nog met munten. 

De jaren daarop herhaalden we hetzelfde feestje met steeds meer bezoekers, wat in 2008 om meer ruimte vroeg. We brachten het festival naar buiten, naar natuurgebied de Grote Rietplas. Inmiddels heetten we Retropop en de bezoekersaantallen zaten nog steeds flink in de lift. 

Sinds 2019 draagt het evenement de naam Hello Festival en vindt nog steeds plaats aan de Grote Rietplas. Het is een perfect terrein voor de grote muziektenten en verkooppunten en bezoekers kunnen er heerlijk rondlopen en neerstrijken in het gras.

Inmiddels boeken we grote namen als DI-RECT en Lenny Kravitz; niet de minste namen en daar zijn we als organisatie heel trots op!

Paytree: En terecht; wat een mooie ontwikkeling! Jullie hebben het muntenbetaalsysteem al enkele jaren volledig vaarwel gezegd. Wat is voor jullie de aanleiding geweest om over te stappen op een ander betaalsysteem? 

Wim: Ten eerste moet je met je tijd meegaan. En ten tweede zie je ook na Corona dat de betalingen via pin, dus cashless, een enorme vlucht  heeft genomen heeft. Ik heb een supermarkten gehad en daar was de pin/cashverhouding altijd 60/40. Op een gegeven moment werd dat 70/30. Dus 70% pin en 30% contant. Na de coronaperiode zag je dat dit 90/10 was. Dat was voor ons het moment om over te stappen op een volledig cashless festival. We zijn daarbij nog steeds gastvrij naar bezoekers die met contant geld willen betalen door ze onze Hello Balanspas te bieden. Tijdens het festival kan de bezoeker daar een cash bedrag op zetten en is dat bedrag op, dan kan de bezoeker dit bedrag bij de kassa opwaarderen of zelf door met de telefoon de QR-code te scannen en met de betaalapp op de telefoon de betaling te voldoen. We zien ook geregeld dat eenvriendengroep met z’n allen 1 zo’n pas afneemt en iedereen € 50 erop stort, als zijnde digitale pot. De bob beheert dan die pot. 

Paytree: Kun je specifieke uitdagingen op het gebied van betalingen benoemen waarmee festivals als Hello mee te maken kunnen hebben? 

Wim: De uitdaging voor festivals is altijd dat je een goed wifi-netwerk hebt en de stroomvoorziening op orde is. Met de mobiele pindevices van Paytree zijn we minder afhankelijk van stroom. Daarnaast hebben we met Paytree geinvesteerd in een heel goed back-up systeem voor de wifi, wat we dankzij de dubbele simkaarten in de pindevices goed voor elkaar hebben. Onze betalingen kunnen daardoor probleemloos door blijven gaan. 

Paytree: Hello Festival gebruikte tijdens editie 2023 Paytree’s mobiele pindevices nog om betaalterminals die op de bar stonden aan te kunnen sturen. Editie 2024 gebruikten jullie enkel onze mobiele devices, zonder betaalterminal. Kun je iets over je ervaringen vertellen als je deze twee betaaloplossingen met elkaar vergelijkt?

Wim: Afstappen van betaalterminals had voor ons meerdere voordelen, waaronder tevredenere bezoekers en een hogere omzet. Je slaat immers elke transactie een handeling over. Op 60.000 transacties scheelt dat enorm veel tijd. De doorstroom aan de bar is hierdoor hoger, bezoekers zijn eerder geneigd weer even in de rij te gaan staan als ze zien dat de doorstroom hoog is en ze zullen vaker een drankje halen. 

Paytree: Fijn! Ik ben ook benieuwd naar jullie ervaringen met het voorbereiden en opzetten van het betaalsysteem. 

Wim: Daar ben ik hartstikke tevreden over. De voorbereiding verliep vrij snel. Hetzelfde gold voor ‘s nachts de boel weer opruimen. Daar ben ik ook tevreden over. 

Paytree: Waren barpersoneel en onderaannemers met eigen foodtrucks ook tevreden over het betaalsysteem? 

Wim: Zeker. Zo zijn er bijvoorbeeld geen pinstoringen geweest en was er support van Paytree aanwezig om hen te helpen als het opstarten niet meteen lukte. Ik ben daar erg tevreden over.

Paytree: Als je dit systeem aan aan andere partijen zou aanraden, wat zou je dan als de de sterke punten van van ons systeem benoemen?

Wim: Ik word regelmatig met vragen over ons betaalsysteem gebeld door onder andere andere festivalorganisaties, ik raad jullie dan wel aan. Dat soort gesprekken gaan vaak over betrouwbaarheid van het systeem; iets waar iedereen in de festivalbranche eigenlijk altijd wel bang voor is.

Een betrouwbaar betaalsysteem moet voldoen aan goede stroomvoorziening en een goed wifinetwerk. Met Paytree heb je die zaken op orde en werkt je betaalsysteem probleemloos. Ik merk in de festivalbranche nog wel eens wat koudwatervrees, waardoor er wordt teruggegrepen op muntjes, terwijl dat met een betaalsysteem zoals die van Paytree helemaal niet nodig is. 

Wat verder interessant is, is dat wij geen langdurige contracten hebben met Paytree en jullie zusterbedrijf Eventree, waar wij de ticketing en toegangscontrole bij ook dit jaar weer hebben lopen. Wij evalueren en beoordelen na elk festival hoe we hebben gepresteerd. We beoordelen dan onder andere op betrouwbaarheid van het systeem, de support en de prijs – in die volgorde van belangrijkheid. Als je die zaken tegen een meetlat houdt en Paytree vergelijkt met de concurrentie, dan komt Paytree daar als beste uit. 

Paytree: Support heb je eerder al benoemd en is voor Hello duidelijk heel belangrijk.  Hoe hebben jullie die ervaren? 

Support vind ik inderdaad heel belangrijk. Het is een eis van Hello dat problemen meteen worden opgelost. Kijk, dat er eens een keer wat misgaat vind ik niet zo erg, maar het gaat er altijd om hoe snel de oplossing er is en ja: dat doet jullie supportmedewerker Peter, fantastisch. 

Paytree: Klopt, onze supportmedewerkers zijn altijd goed bereikbaar, meteen ter plekke en lossen problemen gewoon op. Mooi om te horen! Wij zijn heel blij met jullie als partner en zien ernaar uit in 2025 Hello Festival weer van dienst te mogen zijn. 

Meer weten over Hello Festival of kaartjes bestellen voor het festival? Ga naar HelloFestival.nl voor de line-up en tickets!